ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА-3

Тема: Создание БД, состоящей из 3 таблиц

ЭТАПЫ РАБОТЫ:

1. Создадим более сложный вариант БД. В ней будет 3 таблицы: «Список», «Группа», «Личные данные».

2. Конструирование *** таблиц БД. Воспользуемся еще одним способом изготовления таблиц. Новую таблицу «Личные данные» создадим с помощью Мастера таблиц. Структуру таблиц «Список» и «Группа» скопируем из имеющихся БД.

3. Создание схем БД. В данном *** таблицы «Список» и «Группа» объединены связно «один ко многим», таблицы «Список»  и «Личные данные» - связно «один к одному». Таблицы «Группа» и «Личные данные» прямо не связаны.

4. Ввод данных в таблицы. Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.

5. Использование БД для практических задач

ХОД РАБОТЫ:

1. Откройте учебную БД, созданную на предыдущих занятиях:

·      Вызовите программу Access

·      Включите мышкой переключатель Открыть БД

·      Выделите из списка вашу БД и щелкните по кнопке ОК. На экране появится окно с основными элементами БД.

Замечание: Используйте готовые таблицы этой БД для конструирования новой. Таблицу «Группа» оставим в прежнем виде, а из таблицы «Список» возьмем только структуру.

2. Удалите все записи таблицы «Список», оставив ее структуру:

·      Откройте таблицу «Список»

·      Выделите все записи

·      Нажмите клавишу Delete

·      Щелкните по кнопке ДА в вопросе о подтверждении удаления

·      Закройте таблицу, сохранив ее.

3. Используя Мастер таблиц, создайте таблицу «Личные данные» с ключевым именем:

·      Выберите закладку Таблица.

·      Щелкните по кнопке Создать.

·      В результате *** к работе. С **** списком Новая таблица.

·      Из нескольких вариантов выберите Мастер таблиц и щелкните по кнопке ОК.

·      Появляется диалоговое окно Создание таблицы. В этом окне следует выбрать: В поле Образцы таблицы – поле студенты, в поле Образцы полей – поля Код студента, Адрес, Номер телефона, щелкая после каждого выбора по кнопке >. Эти поля используют окно Поля новой таблицы.

·      Щелкните по кнопке Далее.

·      В диалоговом окне задайте имя новой таблицы «Личные данные».

·      Оставьте автоматический выбор ключа, щелкните по кнопке Далее.

·      Access проверит связь данной таблицы с другими таблицами. Т.к. вы еще не установили связи, то они не будут найдены автоматически. В этот момент нужно установить новые связи, но мы пока этого делать не будем.

·      Щелкните по кнопке Далее.

·      После появления вопроса о действиях после создания таблицы автоматически выбирайте ввод в режиме таблицы, но можно изготовить и форму.

·      Щелкните по кнопке Готово. Вы используете новую таблицу, у которой есть поля, *** записи.

·      Добавьте в таблицу «Личные данные» еще три поля Word, Excel, Access, в которых будут находиться семестровые оценки по этим предметам.

·      Для этого перейдите в Конструктор таблицы «Личные данные». Добавьте *** списка полей три поля с именами Word, Excel, Access и типом данных – числовой.

·      Щелкните по кнопке Сохранить.

·      В режиме таблицы щелкните по кнопке Вид.

·      Закройте таблицу, предварительно сохранив ее. В результате вы получите три таблицы, две из которых связаны, в третья – нет.

4. Исправьте схему данных:

·      Щелкните по кнопке Схема данных. Появится соответствующее диалоговое окно.

·      Щелкните по кнопке Добавить таблицу. В появившемся окне Добавление таблицы выделите таблицу «Личные данные» и щелкните по кисти Добавить, а затем по кисти Закрыть окна.

Добавление таблицы:

·      Поставьте мышку на имя поля Код студента в таблице «Личные данные» и, не отпуская клавиши мышки, перетащите ее на поле Код в таблице «Список». Отпускайте мышку. Появится диалоговое окно Связь.

·      Включите флажок «Обеспечение целостности данных». Это невозможно сделать, если типы обоих полей заданы неодинаково.

·      Щелкните по кисти Создать. Появится связь «Один-к-одному». Это значит, что одной записи в таблице «Список» соответствует одна запись в таблице «Личные данные».

Пояснение: Теперь встает задача ввода записей одновременно в разные таблицы: «Список» и «Личные данные». ФИО мы храним в одной таблице, а адрес и номер телефона – в другой. Можно, конечно, попробовать ввести значения в каждую таблицу отдельно, но удобнее видеть клетки обеих таблиц для ввода данных одновременно. Эту задачу легко решить вводом значений через специально созданную форму, в которой присутствуют поля всех необходимых таблиц. Данные вводим в форму, а в результате записывается таблицы.

5. Создайте форму для ввода данных:

·      В окне БД выберите вкладку Форма.

·      Щелкните по кнопке Создать.

·      В диалоговом окне Новая форма выберите Мастер форм. Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. Впишем поле имя таблицы или запроса в качестве источника данных можно не указывать. При использовании Мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне Мастера.

·      Щелкните по кнопке ОК. появится окно Создание форм.

·      Выберите все поля из таблицы «Список» и все поля из – «Личные данные». Для этого выберите имя таблицы «Список» в поле Таблицы/Запросы. В результате появится список *** в окне Доступные поля.

·      Щелкните по кнопке >>, которая переносит все поля из списка в окно Выберите поля.

·      Затем точно также выберите имя таблицы «Личные данные» в поле Таблицы/Запросы и вновь щелкните по кнопке >>.

·      Щелкните по кнопке Далее.

·      Оставьте внешний вид формы в один столбец.

·      Выберите требуемый стиль (напр., Обычный). Щелкните по кнопке Далее.

·      Задайте имя формы: Общая форма. Щелкните по кнопке Готово. В результате вы получите форму, в которой можно менять существующие данные и вводить новые записи. Эти записи будут попадать в ту таблицу, в которую нужно (часть значений в одну таблицу, часть – в другую).

6. Заполните формы данными:

·      Поля Код и Код студента заполняются автоматически. ***

·      Закройте форму, предварительно сохранив ее.

·      Перейдите на закладку Таблицы.

·      Откройте *** таблицы «Список» и «Личные данные». Убедитесь, что в них появились данные. Закройте таблицу.

7. Добавьте новое поле __________ в таблицу «Список».

Пояснение: Возможен вариант, когда появляется необходимость добавить новые поля в существующую таблицу. Это можно сделать описанным ниже способом.

·      Откройте таблицу «Список». Перейдите в режим Конструктора.

·      Добавьте еще одно поле – введите имя ниже поля Учебная группа, имя которого memo, тип данных поле *** OLE. Общие свойства поля оставить по умолчанию.

·      Щелкните по кнопке  Сохранить.

·      Перейдите в режим таблицы, щелкните по кнопке ***.

·      Щелкните мышкой по клетке, где должно быть значение поля Досье.

·      Выполните команду Вставка – Общий – Дополнительная информация – Word – OK.

8. Научитесь исправлять фильтр.

·      Щелкните по кнопке Изменить фильтр. Появится окно выбора.

·      Щелкните по полю Год рождения 1984 и щелкните по кнопке Применить фильтр. Вы автоматически попадете в таблицу, в которой будут только выбранные записи.

·      Отмените выбор, для чего нажать ну эту же кнопку, которая теперь называется Удалить фильтр.

Завершите работу с программами Access. Предъявите преподавателю таблицы «Список», «Группы», «Личные данные».